Proje Yönetmeliği

BOLU’NUN KALKINMASINA VE GELİŞİMİNE YÖNELİK PROJELERE DESTEK YÖNETMELİĞİ


(HİBE YÖNETMELİĞİ)


Bolu Bağışçılar Vakfı Haldun TAŞMAN, M.Şerafettin ERBAYRAM ve Uğur TUNÇOK’ un önderliğinde, Ahmet BAYSAL’ ın destekleri ile tüm Dünyada uygulanan yeni vakıf anlayışı çerçevesinde Bolu’ da yaşayan insanlığa hizmeti görev edinmiş ve sosyal sorumluluk duygusu var olan 32 önder bağışçı tarafından kurulmuş sosyal içerikli bir vakıftır.
Yeni vakıf anlayışı mevcut vakıf anlayışından farklı olarak Bolu’ nun yaşam kalitesini artıracak konuların tespiti ve gerçekleşmesi için tüm kurumlarla ortak çalışmalarda bulunmak, sosyal problemlerin çözümü için sivil toplum kuruluşlarıyla ortak çalışmalar yapmak, proje yapımında maddi ve manevi destek sağlamak, uygun projeler ortaya çıktığında yurt içi ve yurt dışında bağışçılar bularak projelerin gerçekleştirilmesini sağlamak olup misyonumuzu şu satırlarla vurgulayabiliriz.



Misyon : Vakfın amacı Bolu ilinin yaşam kalitesini yükseltmek ve yaşanabilir kent olgusuna ulaştırmak, öncelikli sorunlarını çözmeye yönelik girişimlere, bireylere ve sivil toplum kuruluşlarına maddi ve manevi destek sağlamak, sağlık, eğitim, sanat, kültür, çevre, kadın, gençlik, ve insan hakları gibi sosyal ve ekonomik alanlarda ilin kalkınmasına halkın her kesiminden katılım sağlamaktır. Bu çerçevede Vakfımız Bolu’ nun sorunlarının çözümüne yönelik somut ve katılımcı projeler oluşturarak ilimizin kalkınmasına katkıda bulunmaktadır.



Vizyon : ‘’ Sorunların değil çözümün bir parçası olmak ‘’ amacındayız. Çoğumuz Bolumuzun sorunlarından şikayet etmekteyiz, Bolu Bağışçılar Vakfı olarak bu sorunların çözümü için Boluluların da desteğiyle yapabileceğimiz birçok şeyin olduğuna inanıyoruz. Tüm çabalarımız, değerli büyüğümüz İzzet Baysal’ ın başlattığı hayırseverlik anlayışını tüm Bolululara yaymak, hayırseverliğin yaygınlaşmasıyla yaşamımızı sürdürdüğümüz coğrafyanın sorunlarının çözümüne sivil ruh ve vatandaş katılımının sağlanması ile sorunları aza indirgenmiş ‘Daha Güzel Bir Bolu’ hayaline kavuşmaktır.

1- Öncelikler : Alanlar ve Konular
Toplumsal Gelişme Hibe programları ilin yaşam kalitesini artırıcı tüm faaliyetler ile sivil toplum kuruluşlarının sosyal problemlerinin çözümü ile ilgili projeleri kapsar.

 

Projelerden Beklenen Sonuçlar :
Toplumsal Adalet, İstihdam oluşturmak, Toplumsal Katılım, Araştırma, Savunuculuk ve Yaratacağı Etki dir.

 

2-Uygunluk Kriterleri

2.1 Başvuru Sahiplerinin Uygunluğu
T.C. Yasalarına göre kurulmuş ve Bolu’da yerleşik :
Dernekler
Vakıflar
Meslek Örgütleri
Kooperatifler
Üniversiteler,
Eğitim kurumları
Bireyler (‘Daha Güzel Bir Bolu İçin’ proje üreten kişiler)



2.2 Ortakların Uygunluğu
Hibe programı kapsamında diğer kuruluşlarla işbirliği teşvik edilmektedir ve bu nedenle ortakları bulunan projelere öncelik verilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, uluslararası STKlar ve/veya özel sektör kuruluşları projeye ortak olabilirler ancak hibe fonundan yararlanamazlar.



3 - Başvuru Süreci

3.1 Başvuru Yöntemi
Başvurular; Bolu Bağışçılar Vakfına bizzat başvuru kılavuzu doldurularak yapılır.



3.2 Basılı Başvuru Formu ve Ekleri
Başvuru Formu
Ek Dosyalar



3.3 İletişim
Bolu Bağışçılar Vakfı
Konu: Toplumsal Gelişme Hibe Programı Başvuruları
Mudurnu Yolu 9.Km.Bolca Hindi Tesisleri BOLU
Tel : 0 374 253 44 88
Faks : 0 374 253 44 98
www.bbv.org.tr



4 - Değerlendirme Yöntemi

4.1 Süreç ve Takvim
Başvurular aşağıdaki süreç ve takvime göre değerlendirilecektir.
Süreç Son Tarih
Bolu Bağışçılar Vakfı ve Vakıf Proje geliştirme ve izleme grubunca
"a-Başvuruların ve eklerin uygunluğunun ve eksiksiz/doğru olduğunun kontrol edilmesi
b-Projelerin alan, konu başlığı,faaliyet yeri, yöntemi (örn.araştırma,etkinlik,eğitim,v.b.) ve kurum türü (vakıf,dernek,diğer)kapsamında çeşitlilik ve eşit dağılımı dengelemek amacıyla ön değerlendirme yapılması
15 GÜN
Hibe programı değerlendirme kriterleri ve puanlama sistemine göre seçilecek projelerin Yönetim kuruluna iletilmesi 7 GÜN
Proje sahipleriyle mülakat, jüri değerlendirmeleri, kararların alınması ve onaylanması 7 GÜN
Sonuçların duyurulması 7 GÜN
Notlar:
1-Yönetim Kurulu tarafından seçilen proje sahipleriyle, Yönetim Kurulu gerekli görürse mülakat yapabilir.
2-Değerlendirme sürecinde yer alan her adımdan sonra proje kapsamına giremeyen başvurulara mektup ile bilgi verilecektir.
3-Hibe alacak olan projeler Yönetim Kurulu onayından sonra geçerlilik kazanır.

 

4.2 Değerlendirme Kriterleri
Bolu Bağışçılar Vakfı projeler değerlendirme kriterleri aşağıdaki başlıkları içermektedir :
Proje başvuru rehberinde yer alan uygunluk kriterlerinin dikkate alınması(başvuru sahipleri, ortaklar, hibe tutarı, proje süresi, v.b.)
Başvuru formu ve eklerin eksiksiz olması
Hibe programının amaçları, alanları ve konu başlıkları ile örtüşmesi
Seçilecek olan projelerin arasında alan, konu başlığı, faaliyet yeri, (il/ilçe)ve yöntemi (araştırma, etkinlik, eğitim, v.b.)ve kurum türünde (vakıf, dernek, diğer) arasında çeşitlilik ve eşit dağılımı olması

Sunulan projenin :

Somut gerçeklerinin bulunması
Detaylı amaç, hedef ve çıktıların belirtilmesi
Ortaklıklarla yürütülmesi
Yenilikçi ve özgün olması
Çarpan etki yaratması
Sürdürülebilir ve yaygınlaştırılabilir olması
Çok paydaşlı ve katılımcı olması
İzleme ve değerlendirme stratejileri ve yöntemlerinin belirlenmiş olması
Toplumda duyarlılık ve farkındalık yaratması için etkin bir iletişim planı olması

 

5 - Hibe Programı İzleme Faaliyetleri
Bolu Bağışçılar Vakfı Hibe Programları’ndan hibe almaya hak kazanan kuruluşlar, projenin uygulaması sırasında ve proje tamamlandıktan sonra Bolu Bağışçılar Vakfı’ na kapsamlı ara ve son raporlar sunar. Vakıf ayrıca belli aralıklarla kurumlara alan ziyaretleri gerçekleştirebilir, hibe kazanan kuruluşlar deneyimlerini paylaşmak üzere bir araya getirilebilir ve toplantılar düzenlenebilir.

 

6 - Sorular ve Destek
Başvuru süresi sona erdikten sonra başvurunun durumu ile ilgili geri bildirimler bu rehberdeki takvime göre yapılacaktır. Bunun dışında iletilen her türlü soru, şikâyetler ve geribildirimlerinize en geç 30 gün içinde yanıt verilecektir.
Hibe programına yönelik sorular sadece elektronik ortamda yanıtlanacak olup, telefon ile herhangi bir bilgi verilmeyecektir. Lütfen sorularınızı, proje kodunuz ve konuyu, e-postanızın konu satırında belirterek gönderiniz. Sunulan bilginin açık olmaması ve bu yüzden Bolu Bağışçılar Vakfı’nın tarafsız bir değerlendirme yapmasına engel teşkil etmesi durumunda, başvuru sahibinden ek açıklama talep edilebilir.

 

PROJE HAZIRLAMA

İZLEME ve DEĞERLENDİRME

Proje hazırlama sürecinde izlenecek yöntem mutlaka tanımlanmalıdır.
Proje fikrinin belirlenmesi
Fikrin analiz edilmesi
Projenin planlanması
Kaynak bulunması
Projenin uygulanması
Projenin izlenmesi ve değerlendirilmesi

Proje Fikri, mevcut, durumda bize rahatsızlık veren, değiştirmeyi veya iyileştirmeyi tasarladığımız duruma dair neler yapabileceğimizle ilgili fikirlerdir.

Proje hazırlanırken, mevcut durum ve projenin tamamlanmasından sonraki gerçekci fotoğraf tanımlanmalıdır. Net olmayan fotoğraf üzerine proje kurgulamak, zemin etüdü yapmadan bir alana bina inşa etmek gibidir. Projenizin küçük sarsıntılarla yıkılma şansı yüksek olur. Sağlam zemin üzerine projesi oturtabilmek için sorunun kaynaklandığı mevcut duruma çok iyi hakim olmak gerekir.

Proje hedefi çok iyi ve net tanımlanmalıdır. Hedefin proje stratejisi içinde yer alması, projenin hangi yöne baktığı, nasıl bir soruna çözüm arayışı içinde olduğunu ve çözümün hangi yöne baktığı, nasıl bir soruna çözüm arayışı içinde olduğunu ve çözümün hangi parçasını üstlendiğinin ortaya konması bakımından gereklidir.

Hedefe ulaşmak için kullanabilecek kriterleri belirlemektir.
İlgililik
Maliyet
Teknik uygulanabilirlilik
Farklı paydaşların bakış açıları
Mevcut kaynaklar ( mali, insan, fiziki )
Politik yapılanabilirlilik
Verimlik ve etkinlik
Sosyal kabul edilebilirlik
Eşitsizliklerin giderilmesine katkı
Diğer projeleri tamamlayıcılık
Acili yet
Sektör veya program öncelikleri ile uygunluğu

Proje planlanırken yapılan bir hatada hedef grubun ve önemli paydaşların projenizden proje hazırlandıktan, hatta başladıktan sonra haberdar olmalarıdır. Bu projenin hedef grup tarafından benimsenmesini güçleştirir. Katılımcılığın önündeki en büyük engel paydaşların projeye sonradan dahil edilmeye çalışma fikridir.

Projelerde; katılımcı proje ortakları tercih sebebidir. Katılımcılık sadece bir danışma, bilgilendirme süreci değildir.

Katılımcılık karar süreçlerinde katılmayı ve sorumluluk almayı gerektirir. Projenin tasarım aşamasında başlar, proje bittikten sonra da sürer.

Önemli Not : Projenizin konusu ne olursa olsun, projenin içinde mutlaka iletişim ve izleme – değerlendirme faaliyetleri eklenmelidir. İzleme-değerlendirme konusu daha sonra işlenecek, ancak iletişim projenin görünürlüğünü arttırmak için önemli bir araçtır. Çok başarılı bir proje yapmış olabilirsiniz, ancak iyi bir iletişim stratejiniz ve faaliyetleriniz yoksa, projenin sonuçlarını sizden başkası duyamaz. Etkili bir iletişim stratejisi projenin başında geliştirilmeli ve faaliyet olarak da proje içine dahil edilmelidir. Paydaşlarla yapılacak toplantılardan, medya gezilerine, sponsor ilişkilerine dek her adımınız birer iletişim faaliyetidir. Kuşkusuz bu adımların bütçeye eklenecek birer maliyeti de olacaktır.

İdeal bir proje yönetimi için şu adımlar sıralanabilir:
Proje içindeki iş planın detaylandırılması
Bir risk yönetimi planı hazırlamak
Kaynakların proje iş planı ile karşılaştırılmasını yapmak
Eldeki insan kaynaklarını planlamak yönlendirmek
Malzeme kullanımına dair bir yönetim anlayışı

Proje Yöneticisi:

Dokümanlarına hakim olmalı.
Projenin başından sonuna dek paydaşları işin içine dahil etmelidir.
Risklere hazırlıklı olmalı, yaratıcı ve katılımcı çözümler üretmeli.
Çalışanların ve gönüllülerin motivasyonlarını canlı tutmalı.
Her projenin başında medya ve halkla ilişkiler stratejisini geliştirmeli.
Alınan dersleri önemsemeli, not etmeli, paylaşmalı.

İzleme: Projedeki değişimleri ölçmek için, göstergelere ait ilk durum bilgileri ile belli dönemlerdeki bilgilerin kıyaslanmasıyla yapılır. Değerlendirme, izlemeden elde edilen sonuçların yorumlandığı aşamadır. İzleme değerlendirme proje içindeki faaliyetler arasında kabul edilmeli ve mutlaka bütçelenmelidir.

İzlenmeyi sağlıklı yapabilmemiz için olmazsa olmaz koşullar ve kurallar şöyle sıralanabilir.
1- İlk durum ( mevcut durum ) bilgilerinin doğru ve gösterilir olması
2- Göstergenin değişimi çok iyi temsil ediyor olması
3- İzlenecek göstergenin elde edilmesi, izlenmesi için proje içinde makul oranlarda zaman ve kaynak ayrılması
4- İzlenmesi zor, pahallı, riskli olan göstergelerin seçilmemesi
5- İzlenecek göstergenin izleme programı ile birlikte proje içinde makul oranlarda zaman ve kaynak ayrılması
6- İzlemenin uzman bir ekip tarafından yapılması
7- İzlemenin mümkün olduğu kadar aynı zaman aralıklarıyla, aynı mekanlarda ve aynı yöntemlerle yapılması. ( örneğin su kirliliği için örneklerin belli zaman aralıklarında belli yerlerden alınması ve aynı yöntemle aynı parametrelerin analizlerinin yapılması)
8- Projeyi yürüten ekip içinde, herkesin konuyla ilgili olarak neyi izleyeceği daha önce planlanmalı ve izleme programı proje koordinatörü tarafından belli aralıklarla kontrol edilmelidir.
9- İzlemenin düzenli kayıt altına alınması, gerektiği zamanlarda doğruluğunun kontrol altına alınması.



Değerlendirme Kriterleri
Değerlendirme süreci, uygunluk, verimlilik, etkinlik etki ve sürdürülebilirlik açısından farklı biçimlerde ve farklı zamanlarda ele alınır.
Projenin hazırlanma aşamasında göz önüne alınan bir kriterdir. Proje hazırlanırken şu soruların yanıtları aranır.
Proje hedef grubun sorunlarına ne kadar cevap veriyor ?
Proje yöre halkı tarafından ne kadar kabul edilebilir ?
Projenin yerelde uygulama şansı
Projenin hazırlık aşamasında katılan kişiler, kurumlar v.s.? Yapılan toplantılar ?
Benzer konudaki diğer projeler ve/veya faaliyetler ne kadar dikkate alındı.
Riskler ve varsayımlar ne kadar titizlikle analiz edildi.
Mantıksal çerçevenin içeriği ve uygunluğu
Bütçe – faaliyet uygunluğu
Proje kurumun misyonu ile ne kadar uyuşuyor.



İzleme ve Değerlendirme;
Projeyle değiştirmek istediğimiz sorunu: Ne kadar değiştirebildiğimizi, ne kadar değiştiremediğimizi, neden değiştiremediğimizi, nasıl daha kolay değiştirebileceğimizi anlamamıza yarayan faaliyetlerdir.